Московская филармония

Автоматизация системы документооборота, 2019

Задача

Создать автоматизированную систему для внутреннего документооборота. Такая система необходима для работы редакционного отдела и согласования текстов. Речь о нескольких тысячах текстов в год: анонсы, пресс-релизы, описания, материалы для сайта.

В крупных культурных учреждениях ежегодно проводится тысячи концертов. Для каждого концерта выпускают буклеты, анонсы и пресс-релизы, обновляется биография артистов и коллективов. Каждый текст прежде, чем стать официальным документом проходит несколько стадий согласований: от редактора направления до директора коллектива. К тому же согласование текстов несет в себе два пути: творческий (художественный руководители, пресс-атташе) и административный (переводчики, редакторы, руководство филармонии).

Проблемы, которые привели филармонию к нам:

  • Большой архив документов по всем музыкантам, коллективам и дирижерам хранился только на компьютере главного редактора.
  • Согласование текстов происходило по электронной почте. В согласовании участвовало много людей, которые постоянно в разъездах.
  • Потеря писем, запутанная история согласований и правок.
  • Тексты из архива появлялись в чужих публикациях.

Решение

Корпоративный портал на базе коробочной версии системы «1С-Битрикс24». «Коробка» разворачивается на сервере заказчика и полностью настраивается под потребности компании. В ней можно работать через десктопное и мобильное приложение, настраивая внешний вид интерфейса. Десктопное приложение синхронизирует процессы: человек может работать в любом текстовом редакторе на своем компьютере, при этом текст сохраняется на корпоративном портале. «Битрикс-24» содержит готовую функцию настройки сценариев согласования и другие преимущества для этого проекта.

Мы начали разработку с создания структуры библиотеки — такой, чтобы она была удобна для поиска. Настроили общий диск для совместной работы с документами. С помощью конструктора бизнес-процессов разработали сценарии работы с разделами и документами. Определили, кто и когда может добавлять новые документы, редактировать их, одобрять или удалять. Оптимизировали процесс согласования. Максимально упростили интерфейс, чтобы пользователи имели дело только с нужными им функциями. В результате заказчики получили инструмент командной работы с общим доступом к документам, а также с настроенными алгоритмами создания и согласования текстов.

Внедренная автоматизированная информационная (АИС) система позволила:

  • Хранить все документы на сервере, удаленный доступ к которому можно получить с разных устройств одновременно.
  • Создать структуру разделов и подразделов.
  • Организовать работу над текстами и согласование на одной площадке и по определенным алгоритмам.
  • Использовать систему автоматических уведомлений.
  • Создать в АИС раздел «Задачи и проекты» с опцией комментирования и обсуждения. Таким образом видны все актуальные рабочие вопросы, их статус, имена участников.
  • Учесть пути согласования текстов.
  • Настроить уровни доступа к текстам для разных категорий участников.
  • Видеть историю всех действий с документом для предотвращения плагиата.

Когда система была готова, наш менеджер провел обучение персонала. Оно проводилось на территории клиента — в кабинетах Московской филармонии. Для культурной среды непривычны инструменты автоматизации, поэтому было много вопросов, и потом — долгое привыкание. Например, в «Битрикс-24» есть термин «бизнес-процесс». Он общепринятый, его невозможно переименовать. Когда редакторы услышали это слово, последовала реакция: «Какой бизнес, какой бизнес-процесс? Мы же филармония!»

Времена меняются. Теперь инструменты бизнеса актуальны и для учреждений культуры.

Клиент

Московская государственная академическая филармония — одна из крупнейших музыкальных организаций мира. Проводит больше 3000 концертов в год на концертных площадках Москвы, в регионах России и за рубежом.

Оставьте заявку

Решим ваши задачи с помощью технологий

Предоставляя личные данные, вы принимаете пользовательское соглашение

Спасибо за ваше письмо. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Извините, произошла ошибка. Попробуйте отправить сообщение позже.