Задача
Спроектировать автоматизированную систему, которая позволит:
- Оперативно получать систематизированные данные по продажам. На основании этих данных руководство сможет оценивать общую картину продаж, отслеживать тенденции, строить планы, решать выявленные и потенциальные проблемы.
- Контролировать работу контрагентов (дилеров компании), данные по их продажам всех групп товаров, каналам сбыта, торговым представителям. На основе полученной информации можно делать выводы о целесообразности работы в том или ином регионе, с тем или иным дилером, о возможности создания новых условий и способов мотивации, заключения договоров в новыми компаниями.
- Контролировать работу сотрудников, видеть их показатели и эффективность работы. На основе этих данных можно делать выводы о производительности труда, проблемах коммуникации внутри компании, создавать и поддерживать систему мотивации.
- Позволит разгрузить от рутины менеджеров отделов продаж и маркетинга.
Решение
- Сфера деятельности компании
- Структура компании, взаимодействие между отделами и с дилерами
- Пользователи, цели и задачи
- Полевые исследования
- Информационная структура
- Пользовательские сценарии
- Структура и функциональность
- Итоговый результат
Сначала мы изучили сайт компании, прочитали массу статей о ней и конкурентах, разобрались в ассортименте продукции и в целом в сфере производства строительных материалов. В результате начали отличать гипсовые и пазогребневые плиты, виды шпаклевок и штукатурок.
В результате общения с руководством компании выяснили иерархию отделов, узнали особенности их работы между собой, общую информацию о работе с дилерами.
Нам предстояло иметь дело с достаточно большой и серьезной структурой. Все продажи компании организованы по дивизионам, созданным с географической привязкой к странам и регионам России. У каждого дивизиона есть руководитель и несколько региональных менеджеров, за которыми закреплены регионы и торговые представители (дилеры) в конкретных городах. Дилеры, в свою очередь, продают продукцию компании своей оптовой и розничной сети, поставляют на стройки объектов.
После получения общей информации появилась возможность точно определить группы пользователей системы, пообщаться с представителями каждой из них и выяснить, что они ожидают от реализации проекта, какие цели видят перед собой и какие задачи хотят решить.
Около месяца мы провели в офисе клиента. Задавали вопросы, сидели за спиной специалистов и учились — вели себя как стажеры, которые пришли на практику и хотят во всем разобраться. Именно такой была и была наша цель — разобраться. Плюс еще тысячи и тысячи вопросов, из ответов на которые нам удалось получить:
— Описание бизнес-процессов (текущих и предлагаемых)
— Описание проблем, с которыми сталкиваются сотрудники
— Список идей и пожеланий о том, как все улучшить
Особой удачей стало участие в ежегодной всероссийской итоговой конференции компании. В течение дня нам удалось пообщаться с дилерами «Гипсополимер» из других городов (даже из Владивостока) и выяснить, что бы им хотелось сохранить или изменить.
Собрали и логически организовали и описали все данные, с которыми работают сотрудники компании, определили уровни и права доступа.
Получилась длинная таблица объектов, их атрибутов, типов и источников с указанием того, что каждый из сотрудников может делать с этими объектами в своем личном кабинете. Например, менеджер отдела продаж работает с дилерами и их заказами, но он не может добавлять новых дилеров и видеть, как происходит отгрузка. Он видит свой план, но не видит общий план отдела. Он видит ассортимент товаров, но не добавляет в него товары, может следить за получением промо подарков, но не создает акции. А вот результаты акции видеть может так же, как видит их сотрудник отдела маркетинга.
На основе целей и задач, проблем и пожеланий, данных, полученных в результате полевых исследований, информационной структуры мы создали базовые и вспомогательные сценарии всех типов пользователей.
Небольшие примеры предполагаемого поведения пользователей системы:
Пользователь решил убедиться, что все заказы дилеров его дивизиона быстро и эффективно обрабатываются. Для этого в разделе заказов пользователь выбрал заказы за последнюю неделю и прямо в списке посмотрел все их статусы. Затем пользователь выбрал заказы со статусом «в обработке» и посмотрел, каким менеджерам эти заказы принадлежат.
Пользователю необходимо посмотреть, выполняется ли его план в этом месяце. Для этого зашел в систему и в разделе статистики посмотрел данные своего плана на месяц, фактические показатели и остаток, который необходимо отгрузить по каждому виду продукции
Для планирования вагонов и фур на ближайшие 10 дней пользователь решил посмотреть заявки от дилеров. Для этого он перешел в раздел статистики и увидел предварительные данные (заказы) от дилеров за последнюю неделю. Пользователь отсортировал данные по городам и группам товаров.
Пользователь решил посмотреть, какие каналы сбыта используются дилерами одного из регионов. Для этого в разделе дилеров пользователь выбрал необходимый регион и на диаграмме (графике) посмотрел общую структуру сбыта дилеров за месяц, а затем посмотрел эту информацию отдельно для каждого дилера.
Пользователь получает уведомление о размещении заявки на готовые POS-материалы. Прямо из уведомления по специальной ссылке пользователь переходит на детали заявки, проверяет ее, проверяет количество материалов на складе, читает комментарий, уже оставленный менеджером ОП, изменяет количество материалов и ставит статус «одобрена». Для заявки пользователь тут же выбирает заказ дилера, к которому можно добавить материалы для отправки.
На этом этапе полученных данных и наших предположений уже хватило, чтобы определить набор функциональных элементов личного кабинета и структуру разделов и страниц. Для каждой группы пользователей была спроектирована собственная структура разделов с той функциональностью, которая нужна именно таким пользователям.
В результате проектирования заказчик получил: целеполагание, информационную структуру, описание бизнес-процессов, пользовательские сценарии, структуру системы, описание этапов разработки, прототип и техническое задание.
Клиент
Гипсополимер — один из ведущих российских производителей материалов для строительства и отделки. Это предприятие полного цикла производства: от добычи гипсового камня (у компании собственная сырьевая база) до фасовки и упаковки готовой продукции. Поставки продукции компании осуществляются в более чем 100 городов России, а также в другие страны Европы и Азии.